Informativa privacy candidati e volontari

OGGETTO: Informativa privacy ai volontari e candidati al volontariato

  ai sensi degli artt. 13 e 14 del REGOLAMENTO UE 2016/679

  relativo alla tutela del trattamento dei dati personali (qui di seguito “GDPR”)

SOMMARIO

Il Titolare del trattamento dei dati è Associazione Italiana Bipolari AIBP APS, Corso Vercelli 57, 20144 Milano, C.F. 97950860151, e-mail info@aibp.it

La sottoscritta Associazione comunica di essere Titolare del trattamento dei dati personali che tratta o ha trattato relativamente ai propri volontari, compresi i componenti di organi associativi e/o in genere addetti, nonché ai candidati al volontariato o cariche associative (qui di seguito gli “interessati”).

I trattamenti riguardano dati personali raccolti da varie fonti per la miglior gestione del rapporto di collaborazione volontaria. I dati sensibili sono trattati soltanto per l’adempimento agli obblighi di legge previsti in capo all’Associazione. Tutti i dati saranno oggetto di trattamento improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti dell’interessato.

1. Finalità del trattamento dei dati personali degli interessati

La raccolta e il trattamento dei dati personali degli interessati sono effettuati per l’instaurazione (ivi compresa la ricezione di domande, CV, colloqui selettivi e valutazione), gestione e svolgimento del rapporto di collaborazione volontaria, cariche associative e relative vicende, nonché per la tenuta dei libri e registri dell’Associazione.

Nell’ambito della gestione del rapporto rientrano, a titolo esemplificativo, l’elaborazione di dati relativi al rapporto, l’espletamento di tutte le pratiche previste dalle normative vigenti in materia di sicurezza sul lavoro, privacy e ambientale ove applicabili, pari opportunità, non discriminazione, adempimento degli obblighi di legge e contrattuali connessi al rapporto, negoziazioni, procedimenti disciplinari, vertenze, recesso o risoluzione del rapporto.

Il Titolare raccoglie inoltre dati per il perseguimento delle seguenti finalità:

–  controllo delle presenze agli incontri e attività programmate e degli accessi informatici per prevenzione o risoluzione problemi tecnici;

– determinazione di incarichi e valutazione della qualità del servizio prestato su base volontaria;

– controllo dei costi e dell’integrità del patrimonio associativo;

– instaurazione e gestione rapporti contrattuali con fornitori del Titolare;

– elaborazioni statistiche sugli addetti dell’Associazione su dati aggregati;

– l’invito alla partecipazione ad eventi associativi o in cui sia coinvolto il Titolare, attività ricreative e la trasmissione di newsletter;

– comunicazioni via telefono, mail e chat;

– pubblicazione foto e video di eventi che coinvolgono l’Associazione sul sito internet e su pagine di social network, previo consenso dell’interessato.

2. Basi giuridiche del trattamento dei dati personali dei volontari, componenti degli organi associativi e candidati.

Le basi giuridiche del trattamento dei dati personali degli interessati sono:

• esecuzione di misure precontrattuali su richiesta dell’interessato (selezione candidati);
• rapporto contrattuale tra il Titolare del trattamento e l’interessato (collaborazione volontaria);
• adempimento di obblighi legali cui è sottoposto il Titolare;
• salvaguardia di interessi vitali dell’interessato o di un’altra persona fisica (ad es. in caso di infortuni);
• interessi legittimi perseguiti dal Titolare (come la salvaguardia del patrimonio associativo, esigenze organizzative, controllo dei costi, miglioramento dell’efficienza e dei servizi agli utenti, gestione rapporti contrattuali dell’Associazione con terzi, compresi reclami, formazione di volontari e consulenti, organizzazione o partecipazione ad eventi, redazione ed invio di newsletter) a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali;
• interessi legittimi di terzi (utenti, fornitori, altre associazioni e organizzazioni partner) nell’ambito della gestione dei rapporti contrattuali con il Titolare.

3. Categorie di dati personali trattati

Per poter instaurare e gestire il rapporto di collaborazione di volontariato è necessario ricevere e trattare i dati personali di ciascun candidato e volontario, comprensivi della sua istruzione, formazione, esperienze lavorative pregresse, idoneità alla funzione, eventuale situazione familiare rilevante, e relative vicende.

Il Titolare tratta principalmente le seguenti categorie di dati.

Categorie di dati	Tipologia di dati trattati
Dati identificativi	cognome, nome, data di nascita, luogo di nascita, sesso, nazionalità, indirizzo, numero di telefono, stato civile, codice fiscale, dati documento d’identità, dati relativi al diritto di soggiorno in Italia, lingue parlate dall’interessato.
Dati di base relativi al rapporto di volontariato	foto, qualifica, posizione nell’organigramma associativo, calendario e descrizione delle attività affidate e svolte.
Dati relativi alla procedura di selezione	dati personali indicati nel CV, moduli di domanda di adesione, copie di diplomi, risultati di test e certificati.
Dati relativi alle presenze	dati indicati nei rapporti di presenza alle attività. Comunicazione di assenze prolungate. Login nel server associativo, ove applicabile.
Dati relativi a procedimenti e misure disciplinari	dati personali relativi alla presa in carico di un procedimento disciplinare, indagini e assunzione di informazioni rilevanti anche presso terzi, verbali di riunioni, dichiarazioni e misure adottate.
Dati relativi a note spese e trasferte	Note spese, documenti giustificativi raccolti dal volontario e verificati dall’Associazione, tragitti, durata, prenotazioni, biglietti di viaggio, altri costi sostenuti dal Titolare o di cui si chiede il rimborso al Titolare, motivazioni e informazioni sulla trasferta, verifica presso destinatari della visita, ecc.
Dati relativi alla formazione	dati relativi alle esigenze di formazione e alle attività di formazione ricevute o da seguire, comprensivi di test, attestati e certificazioni.
Dati relativi all’insorgere di controversie	dati personali relativi a reclami da parte di colleghi, utenti o terzi con un impatto sul rapporto di collaborazione volontaria, controversie, dati personali relativi a sanzioni, sinistri, contravvenzioni, richieste risarcitorie di terzi nei confronti del Titolare correlati a condotta dell’interessato.
Dati relativi alla interruzione del rapporto	data e motivo dell’interruzione del rapporto, dati necessari alla verifica dell’adempimento di obblighi successivi alla cessazione del rapporto.
Dati relativi alla qualità del servizio	Corrispondenza di funzione qualità del servizio prestato, gestione di vicende con utenti, fornitori, organizzazioni partners, reclami.
Dati relativi all’osservanza dei divieti e restrizioni	Indagini e raccolta di informazioni in caso di sospetto di attività non consentite in base alla legge e/o ai regolamenti dell’Associazione (ad es. rivelazione di informazioni riservate, violazione privacy, molestie).

 

In relazione al rapporto di collaborazione volontaria, il Titolare potrà trattare, nei limiti previsti dalla legge e per quanto strettamente necessario, anche categorie particolari di dati (c.d. dati “sensibili”) in quanto idonei a rilevare ad esempio:

• uno stato generale di salute (assenze prolungate);
• idoneità o meno a determinate funzioni (quale esito espresso da personale medico a seguito di visite mediche preventive/periodiche o richieste dall’interessato).

In considerazione delle funzioni affidate al volontario, il Titolare potrà inoltre trattare i seguenti dati:

1. rilevazione di trasmissione e ricezione di e-mail dell’associazione ed eventuale apertura con le garanzie di correttezza;
2. accesso ai dati contenuti nei computer o dispositivi dell’associazione con le garanzie di correttezza relativa all’accesso;
3. pubblicazione foto e/o video fermo restando il diritto dell’interessato ad opporsi alla pubblicazione di una sua immagine e revocare eventuale consenso precedentemente prestato.

I dati contenuti nei CV comunicati dai candidati, completati dalle informazioni comunicate dagli addetti alla selezione e dal candidato in fase di colloqui precedenti a qualsiasi valutazione e incarico vengono conservati fino a un anno se la candidatura non comporta incarico o per la durata del volontariato e potranno essere verificati anche con dati raccolti da fonti esterne (ad es. frequenze scolastiche, attestati di qualificazione, partecipazione a corsi, esperienze lavorative ecc.). Eventuali attestazioni inveritiere potranno essere considerate a fini disciplinari e nella gestione del rapporto di lavoro.

4. Comunicazione di dati personali a terzi

Ferme restando le comunicazioni eseguite per l’adempimento ad obblighi di legge o contrattuali, i dati raccolti e trattati potranno essere comunicati a terzi, per le finalità sopra specificate, a:

– enti pubblici (Regione Lombardia, Agenzia delle Entrate);

– medici in adempimento degli obblighi in materia di igiene e sicurezza del lavoro;

– società di assicurazioni e istituti di credito;

– agenzie viaggio, aziende di trasporto passeggeri, noleggio veicoli;

– logistica e spedizionieri;

– soggetti espressamente indicati dall’interessato.

Nell’ambito della gestione del rapporto vengono inoltre a conoscenza dei dati dell’interessato le seguenti categorie di incaricati e/o responsabili interni ed esterni individuati per iscritto ed ai quali sono state date specifiche istruzioni scritte:

– addetti dell’Associazione alla gestione dei volontari;

– fornitori di servizi ICT, amministratori del sistema informatico;

– professionisti, revisori, certificatori, consulenti incaricati dal Titolare.

Non è intenzione del Titolare trasferire i dati degli interessati a Paesi terzi o organizzazioni internazionali.

5. Natura obbligatoria del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto al conferimento.

Il conferimento dei dati è obbligatorio per tutto quanto è richiesto dagli obblighi legali e contrattuali e pertanto l’eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all’impossibilità per l’Associazione di dare esecuzione al rapporto o di svolgere correttamente tutti gli adempimenti connessi al rapporto di lavoro.

6. Modalità del trattamento dei dati

I dati personali sono raccolti presso l’interessato.

I dati personali dell’interessato possono anche essere ottenuti da altre fonti, sia private sia accessibili al pubblico, per la corretta e completa esecuzione delle finalità indicate. I dati sono conservati in sistemi, supporti informatici e server ubicati nell’Unione Europea. I dati cartacei sono custoditi in archivi chiusi a chiave accessibili soltanto a personale autorizzato.

7. Durata del trattamento dei dati

I dati personali verranno trattati per tutta la durata del rapporto dell’interessato con il Titolare e anche successivamente per il tempo necessario all’espletamento di tutti gli adempimenti di legge fino a un anno, salvo che le circostanze richiedano un trattamento prolungato (ad es. controversie). Successivamente, i dati anonimizzati e aggregati possono essere utilizzati a fini statistici e di archivio storico dell’Associazione.

8. Diritti dell’interessato

L’interessato potrà esercitare in qualsiasi momento i suoi diritti ed in particolare:

•  la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e di ottenere l’accesso ai dati e alle seguenti informazioni: finalità del trattamento; categorie di dati personali; destinatari; periodo di conservazione; sussistenza del diritto di rettifica, cancellazione e limitazione; origine dei dati non raccolti presso l’interessato;
•   la cancellazione o la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano e/o l’integrazione dei dati personali incompleti ove ne abbia interesse, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
• la limitazione al trattamento consistente nel blocco dei trattamenti per il periodo necessario agli accertamenti richiesti nelle ipotesi previste dalla normativa vigente;
•   la portabilità dei dati forniti al Titolare compresa la trasmissione diretta dei dati a un altro titolare del trattamento, il Titolare dovrà consegnare i dati personali disponibili su formato elettronico di uso comune onde consentirne la migrazione su altri supporti;
  • l’opposizione in qualsiasi momento ai trattamenti basati sull’interesse legittimo del Titolare o di un terzo;
  • la revoca consenso, ove il trattamento sia basato su tale base giuridica.

L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i propri diritti inviando una raccomandata o una mail all’indirizzo info@aibp.it In ogni caso qualsiasi richiesta pervenuta al Titolare sarà presa in considerazione previa verifica dell’identità dell’avente diritto.

9. Reclami

Al fine di far valere i suoi diritti o per eventuali reclami l’interessato potrà scrivere al Titolare del trattamento indirizzando direttamente la richiesta a mezzo raccomandata o una mail all’indirizzo info@aibp.it del Titolare; fermo restando il suo diritto a rivolgersi all’Autorità preposta in materia di protezione dei dati personali www.garanteprivacy.it o all’autorità del diverso paese europeo in cui abita o lavora.

Milano, 12 gennaio 2024

Associazione Italiana Bipolari AIBP APS