OGGETTO: Informativa privacy ai volontari e candidati al volontariato
ai sensi degli artt. 13 e 14 del REGOLAMENTO UE 2016/679
relativo alla tutela del trattamento dei dati personali (qui di seguito “GDPR”)
SOMMARIO
Il Titolare del trattamento dei dati è Associazione Italiana Bipolari AIBP APS, Corso Vercelli 57, 20144 Milano, C.F. 97950860151, e-mail info@aibp.it
La sottoscritta Associazione comunica di essere Titolare del trattamento dei dati personali che tratta o ha trattato relativamente ai propri associati (qui di seguito gli “interessati”).
I trattamenti riguardano dati personali raccolti da varie fonti per la miglior gestione del rapporto associativo. I dati sensibili sono trattati soltanto per l’adempimento agli obblighi di legge previsti in capo all’Associazione. Tutti i dati saranno oggetto di trattamento improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della riservatezza e dei diritti dell’interessato.
- Finalità del trattamento dei dati personali degli interessati
La raccolta e il trattamento dei dati personali degli interessati sono effettuati per l’instaurazione (ivi compresa la ricezione di domande, colloqui informativi e corrispondenza), gestione e svolgimento del rapporto associativo e relative vicende.
Nell’ambito della gestione del rapporto rientrano, a titolo esemplificativo, convocazioni di assemblee, inviti a riunioni, eventi, comunicazione di informazioni, decadenza e cessazione del rapporto associativo con l’interessato. Per le candidature e l’assunzione di cariche associative viene trasmessa altra informativa.
Il Titolare raccoglie inoltre dati per il perseguimento delle seguenti finalità:
– controllo delle presenze agli incontri, assemblee con verifica dei diritti di voto, ricezione di comunicazione voto in delibere;
– organizzazione di eventi, webinar, forum e altre attività dell’Associazione;
– ricezione di quote associative, pagamenti ed elargizioni di ogni genere nell’interesse dell’Associazione;
– trasmissione di newsletter;
– comunicazioni via mail, telefono e chat nell’ambito delle attività svolte dall’Associazione a favore degli utenti;
– pubblicazione foto e video di eventi che coinvolgono l’Associazione sul sito internet e su pagine di social network, previo consenso dell’interessato.
- Basi giuridiche del trattamento dei dati personali dei volontari, componenti degli organi associativi e candidati.
Le basi giuridiche del trattamento dei dati personali degli interessati sono:
- Informazioni preventive su richiesta dell’interessato che manifesti l’intenzione di associarsi;
- rapporto associativo tra il Titolare del trattamento e l’interessato (accettazione della domanda di associazione);
- adempimento di obblighi legali cui è sottoposto il Titolare;
- salvaguardia di interessi vitali dell’interessato o di un’altra persona fisica (ad es. in caso di infortuni);
- interessi legittimi perseguiti dal Titolare (come la salvaguardia del patrimonio associativo, esigenze organizzative, controllo dei costi, miglioramento dell’efficienza e dei servizi agli utenti, gestione rapporti contrattuali dell’Associazione con terzi, compresi reclami, formazione di volontari e consulenti, organizzazione o partecipazione ad eventi, redazione ed invio di newsletter) a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali;
- interessi legittimi di terzi (utenti, fornitori, altre associazioni e organizzazioni partner) nell’ambito della gestione dei rapporti contrattuali con il Titolare.
- Categorie di dati personali trattati
Per poter instaurare e gestire il rapporto associativo è necessario ricevere e trattare i dati personali di ciascun associato.
Il Titolare tratta principalmente le seguenti categorie di dati.
Categorie di dati | Tipologia di dati trattati |
Dati identificativi | cognome, nome, data di nascita, luogo di nascita, sesso, nazionalità, indirizzo, numero di telefono, stato civile, codice fiscale, dati documento d’identità. |
Dati di base relativi al rapporto associativo | Data domanda di associazione, data accoglimento domanda, indirizzo di posta elettronica, numero tessera. |
Dati relativi alle presenze | Annotazione presenza in eventi, riunioni, assemblee, deleghe. |
Dati relativi a procedure di voto | Esercizio diritto di voto, con o senza dichiarazioni. |
Pagamenti | Versamento quote associative, elargizioni. |
Vicende | Dati connessi ad eventuali contestazioni, chiarimenti e controversie associative. |
Dati relativi alla interruzione del rapporto | Data e motivo dell’interruzione del rapporto associativo ai sensi dello Statuto. Dati necessari alla verifica dell’adempimento di obblighi successivi alla cessazione del rapporto. |
Dati relativi alla qualità della gestione del rapporto | Questionari, valutazione della qualità dei servizi. |
In relazione al rapporto associativo, il Titolare non intende trattare categorie particolari di dati (c.d. dati “sensibili”).
I dati contenuti nei moduli di domanda di associazione vengono conservati fino a tre mesi se la domanda non viene accolta e, per gli associati, per tutta la durata del rapporto associativo nonché per un anno dopo la sua cessazione.
- Comunicazione di dati personali a terzi
Ferme restando le comunicazioni eseguite per l’adempimento ad obblighi di legge i dati raccolti e trattati potranno essere comunicati a terzi, per le finalità sopra specificate, a:
– enti pubblici (Regione Lombardia, Agenzia delle Entrate);
– società di assicurazioni e istituti di credito;
– soggetti espressamente indicati dall’interessato.
Nell’ambito della gestione del rapporto vengono inoltre a conoscenza dei dati dell’interessato le seguenti categorie di incaricati e/o responsabili interni ed esterni individuati per iscritto ed ai quali sono state date specifiche istruzioni scritte:
– organi dell’Associazione, addetti dell’Associazione, volontari;
– fornitori di servizi ICT, amministratori del sistema informatico;
– professionisti, revisori, certificatori, consulenti incaricati dal Titolare.
Non è intenzione del Titolare trasferire i dati degli interessati a Paesi terzi o organizzazioni internazionali.
- Natura obbligatoria del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto al conferimento.
Il conferimento dei dati è obbligatorio per tutto quanto è richiesto dagli obblighi legali e associativi e pertanto l’eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all’impossibilità per l’Associazione di dare esecuzione al rapporto o di svolgere correttamente tutti gli adempimenti connessi al rapporto associativo.
- Modalità del trattamento dei dati
I dati personali sono raccolti presso l’interessato.
I dati personali dell’interessato possono anche essere ottenuti da altre fonti accessibili al pubblico, per la corretta e completa esecuzione delle finalità indicate. I dati sono conservati in sistemi, supporti informatici e server ubicati nell’Unione Europea. I dati cartacei sono custoditi in archivi chiusi a chiave accessibili soltanto a personale autorizzato.
- Durata del trattamento dei dati
I dati personali verranno trattati per tutta la durata del rapporto associativo con il Titolare e anche successivamente per il tempo necessario all’espletamento di tutti gli adempimenti di legge, fino a un anno. Successivamente i dati anonimizzati e aggregati possono essere utilizzati a fini statistici e di archivio storico dell’Associazione.
- Diritti dell’interessato
L’interessato potrà esercitare in qualsiasi momento i suoi diritti ed in particolare:
- la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e di ottenere l’accesso ai dati e alle seguenti informazioni: finalità del trattamento; categorie di dati personali; destinatari; periodo di conservazione; sussistenza del diritto di rettifica, cancellazione e limitazione; origine dei dati non raccolti presso l’interessato;
- la cancellazione o la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano e/o l’integrazione dei dati personali incompleti ove ne abbia interesse, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
- la limitazione al trattamento consistente nel blocco dei trattamenti per il periodo necessario agli accertamenti richiesti nelle ipotesi previste dalla normativa vigente;
- la portabilità dei dati forniti al Titolare compresa la trasmissione diretta dei dati a un altro titolare del trattamento, il Titolare dovrà consegnare i dati personali disponibili su formato elettronico di uso comune onde consentirne la migrazione su altri supporti;
- l’opposizione in qualsiasi momento ai trattamenti basati sull’interesse legittimo del Titolare o di un terzo;
- la revoca consenso, ove il trattamento sia basato su tale base giuridica.
L’interessato potrà in qualsiasi momento esercitare i propri diritti inviando una raccomandata o una mail all’indirizzo info@aibp.it In ogni caso qualsiasi richiesta pervenuta al Titolare sarà presa in considerazione previa verifica dell’identità dell’avente diritto.
- Reclami
Al fine di far valere i suoi diritti o per eventuali reclami l’interessato potrà scrivere al Titolare del trattamento indirizzando direttamente la richiesta a mezzo raccomandata o una mail all’indirizzo info@aibp.it del Titolare; fermo restando il suo diritto a rivolgersi all’Autorità preposta in materia di protezione dei dati personali www.garanteprivacy.it o all’autorità del diverso paese europeo in cui abita o lavora.
Milano, 12 gennaio 2024
Associazione Italiana Bipolari AIBP APS
